E-Rechnung dla fachowców: co obowiązuje w 2025, 2027 i 2028?
Od 2025 w Niemczech obowiązuje E-Rechnung między firmami. Dla fachowców wchodzi etapami. Tu dowiesz się, co i kiedy musisz zrobić.
Stan: październik 2026
W skrócie
Od 1.1.2025 każda firma w Niemczech musi móc odbierać fakturę elektroniczną (E-Rechnung) w formacie XRechnung lub ZUGFeRD; zwykły PDF się nie liczy. Od 1.1.2027 wystawiać ją muszą firmy z obrotem powyżej 800.000 € w poprzednim roku, a od 1.1.2028 wszystkie firmy wobec innych firm. Wyłączone są faktury dla klientów prywatnych, od małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer) i do 250 € brutto.
Czym jest E-Rechnung?
E-Rechnung to faktura w pliku, który komputer potrafi odczytać, np. w formacie XRechnung lub ZUGFeRD. Zwykły PDF nie jest E-Rechnung, nawet jeśli przychodzi e-mailem.
Terminy
| Od | Co obowiązuje |
|---|---|
| 1.1.2025 | Wszystkie firmy muszą móc odbierać E-Rechnung. Wystarczy skrzynka e-mail. |
| 2025 i 2026 | Okres przejściowy: firmom możesz jeszcze wysyłać papier lub PDF (PDF za zgodą klienta). |
| 1.1.2027 | Firmy z obrotem powyżej 800.000 € w poprzednim roku muszą wystawiać E-Rechnung. Pozostałe w 2027 mogą jeszcze używać papieru lub PDF. |
| 1.1.2028 | Wszystkie firmy muszą wystawiać innym firmom E-Rechnung. |
Kogo obowiązek nie dotyczy?
- Klienci prywatni: faktury dla osób prywatnych pozostają dowolne. PDF e-mailem lub przez WhatsApp jest w porządku.
- Kleinunternehmer nie musi wystawiać E-Rechnung.
- Faktury na małe kwoty do 250 € brutto.
Większość jednoosobowych fachowców z klientami prywatnymi prawie tego nie odczuje. Gdy pracujesz dla zarządców nieruchomości, deweloperów lub innych firm, dotyczy cię to najpóźniej w 2028.
XRechnung czy ZUGFeRD?
Oba formaty są dozwolone. XRechnung to czysty plik danych. ZUGFeRD to PDF z wbudowanymi danymi: człowiek widzi zwykły PDF, komputer czyta dane. Urzędy (miasto, land, państwo) zwykle wymagają XRechnung.
Co zrobić teraz?
- 1Sprawdź, czy możesz odbierać i czytać E-Rechnung (e-mail plus program, który je wyświetla).
- 2Zapytaj klientów firmowych, czy już chcą E-Rechnung.
- 3Używaj programu do faktur, który tworzy E-Rechnung, żeby w 2027 lub 2028 nie musieć nic zmieniać.
E-Rechnung z faturafox
faturafox do każdej faktury tworzy też plik XRechnung dla klientów firmowych i urzędów. Dla klientów prywatnych zostaje zwykły PDF.
Częste pytania
Czy od 2028 wystarczy PDF e-mailem?
Dla klientów prywatnych tak. Dla firm nie: wtedy musi to być E-Rechnung, np. XRechnung lub ZUGFeRD.
Co jeśli nie wyślę E-Rechnung?
Klient firmowy nie odzyska VAT z niepoprawnej faktury. Dlatego firmy będą wymagać E-Rechnung, gdy wejdzie obowiązek.
Ten poradnik wyjaśnia zasady ogólnie i nie zastępuje doradztwa podatkowego. Z pytaniami o twoją sytuację zwróć się do doradcy podatkowego (Steuerberater).