Jak wystawić fakturę jako fachowiec w Niemczech: wszystkie obowiązkowe dane
Faktura w Niemczech musi zawierać określone dane. Jeśli czegoś brakuje, klient nie odliczy podatku VAT (Umsatzsteuer), a ty możesz mieć kłopoty z urzędem skarbowym (Finanzamt). Oto pełna lista i dodatkowe zasady dla fachowców.
Stan: październik 2026
W skrócie
Faktura (Rechnung) fachowca w Niemczech musi zawierać obowiązkowe dane z § 14 Abs. 4 UStG: twoje i klienta nazwę oraz adres, Steuernummer lub USt-IdNr., datę wystawienia i wykonania usługi, kolejny numer, ilość i rodzaj usługi, kwotę netto, stawkę i kwotę VAT. Przy pracach budowlanych masz na to 6 miesięcy, a klientom prywatnym piszesz, że muszą ją przechowywać 2 lata.
Obowiązkowe dane (Pflichtangaben)
Ustawa o VAT (§ 14 Abs. 4 UStG) określa, co musi być na każdej fakturze:
- 1Twoja pełna nazwa i adres (firma, ulica, kod pocztowy, miasto)
- 2Nazwa i adres klienta
- 3Twój numer podatkowy (Steuernummer) lub numer VAT UE (USt-IdNr.)
- 4Data wystawienia (Rechnungsdatum)
- 5Kolejny numer faktury (Rechnungsnummer): każdy numer tylko raz
- 6Ilość i rodzaj usługi, np. „18 m² Bodenfliesen verlegen“
- 7Data wykonania usługi (Leistungsdatum): nawet jeśli jest taka sama jak data faktury
- 8Kwota netto, podzielona według stawek VAT, z wcześniej uzgodnionymi rabatami
- 9Stawka i kwota VAT albo informacja, dlaczego VAT nie jest naliczany (Kleinunternehmer, § 13b)
- 10Przy pracach w domu lub mieszkaniu dla klientów prywatnych: informacja, że klient musi przechowywać fakturę 2 lata
Szczególnie ważne dla fachowców
- Termin 6 miesięcy: Jeśli pracujesz przy budynku lub nieruchomości, musisz wystawić fakturę najpóźniej 6 miesięcy po wykonaniu pracy, także klientom prywatnym.
- Informacja o przechowywaniu dla klientów prywatnych: np. „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren.“
- Pokaż osobno robociznę: Klienci prywatni mogą odliczyć część kosztów robocizny od podatku. Dlatego praca i materiał muszą być na fakturze rozdzielone.
Przykładowa faktura fachowca
| Poz. | Leistung (po niemiecku) | Ilość | Cena jedn. | Razem |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Abdichtung im Nassbereich | 18 m² | 32,00 € | 576,00 € |
| 2 | Bodenfliesen verlegen | 18 m² | 47,00 € | 846,00 € |
| 3 | Fliesenkleber (Material) | 4 Sack | 18,00 € | 72,00 € |
| Netto | 1.494,00 € | |||
| Umsatzsteuer 19 % | 283,86 € | |||
| Gesamtbetrag | 1.777,86 € |
Pod spodem: okres wykonania, termin płatności, dane bankowe i u klientów prywatnych informacja o przechowywaniu.
Numer faktury: kolejny i jedyny
Każdy numer może wystąpić tylko raz, np. „R-2026-0042“. Wystawionej faktury nie zmieniasz. Jeśli jest błąd, wystawiasz fakturę korygującą (Stornorechnung) i nową, poprawną fakturę.
Małe kwoty do 250 euro
Dla faktur do 250 € brutto wystarczy Kleinbetragsrechnung: twoja nazwa i adres, data, ilość i rodzaj usługi, kwota z VAT i stawka VAT. Nazwa klienta, numer faktury i numer podatkowy mogą zostać pominięte.
Typowe błędy
- Brak daty wykonania (wystarczy „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“).
- Tylko „Malerarbeiten“ zamiast dokładnego opisu z ilością.
- Wykazany VAT, choć jesteś Kleinunternehmer. Wtedy i tak musisz go zapłacić urzędowi.
- VAT na fakturze dla podwykonawstwa, choć obowiązuje § 13b.
- Zmiana faktury po wystawieniu zamiast korekty.
Przechowywanie
Faktury musisz przechowywać 8 lat, na papierze lub cyfrowo. Faktur cyfrowych nie wolno później zmieniać (GoBD).
Faktura z faturafox
W faturafox oferta jednym dotknięciem zamienia się w fakturę. Numer, data, obowiązkowe dane, robocizna i informacja dla klientów prywatnych dodają się automatycznie. Mówisz po polsku, faktura jest po niemiecku.
Częste pytania
Czy faktura musi być podpisana?
Nie. W Niemczech podpis na fakturze nie jest wymagany.
Steuernummer czy USt-IdNr.?
Wystarczy jeden z nich. Wielu fachowców podaje USt-IdNr., bo Steuernummer służy też do innych podatków.
Czy mogę wysłać fakturę przez WhatsApp lub e-mail?
Klientom prywatnym jako PDF bez problemu. Dla faktur do firm obowiązuje E-Rechnung z okresami przejściowymi do końca 2027.
Jak szybko muszę wystawić fakturę?
Przy pracach przy budynkach najpóźniej 6 miesięcy po wykonaniu. Najlepiej od razu: im wcześniej faktura, tym wcześniej pieniądze.
Ten poradnik wyjaśnia zasady ogólnie i nie zastępuje doradztwa podatkowego. Z pytaniami o twoją sytuację zwróć się do doradcy podatkowego (Steuerberater).