Rechnung schreiben als Handwerker: alle Pflichtangaben

Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) legt fest, was auf jeder Rechnung stehen muss. Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

1. 1Dein vollständiger Name und deine Anschrift (Firma, Straße, PLZ, Ort)
2. 2Name und Anschrift deines Kunden
3. 3Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
4. 4Rechnungsdatum, also der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst
5. 5Fortlaufende Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt
6. 6Menge und Art der Leistung, zum Beispiel „18 m² Bodenfliesen verlegen“
7. 7Zeitpunkt der Leistung: Tag oder Zeitraum der Arbeit, auch wenn er gleich dem Rechnungsdatum ist
8. 8Nettobetrag, getrennt nach Steuersätzen, und vorher vereinbarte Rabatte oder Skonto
9. 9Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag, oder der Hinweis, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird (Kleinunternehmer, § 13b)
10. 10Bei Arbeiten an Haus oder Wohnung für Privatkunden: der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung 2 Jahre aufbewahren muss

Für Bauleistungen und Arbeiten am Haus gibt es drei Extra-Regeln, die viele vergessen:

• Frist von 6 Monaten: Arbeitest du an einem Grundstück oder Gebäude, musst du die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach der Arbeit ausstellen, auch für Privatkunden.
• Aufbewahrungshinweis für Privatkunden: Zum Beispiel: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren.“
• Lohnanteil getrennt zeigen: Privatkunden können einen Teil der Arbeitskosten von der Steuer abziehen. Dafür müssen Arbeit und Material auf der Rechnung getrennt sein. Mehr dazu im Ratgeber zum Lohnanteil.

Eine typische Rechnung nach einem Badumbau, vereinfacht:

Darunter stehen Leistungszeitraum, Zahlungsziel, deine Bankverbindung und bei Privatkunden der Aufbewahrungshinweis.

Jede Nummer darf es nur einmal geben. Sie muss nicht lückenlos 1, 2, 3 sein, aber sie muss einem System folgen, zum Beispiel „R-2026-0042“. Doppelte Nummern fallen bei einer Prüfung sofort auf.

Eine ausgestellte Rechnung änderst du nicht mehr. Ist ein Fehler drin, schreibst du eine Stornorechnung und eine neue, korrigierte Rechnung.

Für Rechnungen bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung. Sie braucht nur: deinen Namen und deine Anschrift, das Datum, Menge und Art der Leistung, den Gesamtbetrag mit Steuer und den Steuersatz. Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen.

• Leistungsdatum fehlt („Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht).
• Nur „Malerarbeiten“ statt einer genauen Beschreibung mit Menge.
• Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl du Kleinunternehmer bist. Dann schuldest du sie trotzdem dem Finanzamt.
• Bei Subunternehmer-Aufträgen Umsatzsteuer berechnet, obwohl § 13b gilt.
• Rechnung nachträglich geändert statt storniert.

Du musst deine Rechnungen 8 Jahre aufbewahren, als Papier oder digital. Für digitale Rechnungen gelten die GoBD: Sie dürfen nicht nachträglich verändert werden.

In faturafox wird aus dem Angebot mit einem Tipp die Rechnung. Nummer, Datum, Pflichtangaben, Lohnanteil und der Hinweis für Privatkunden kommen automatisch dazu. Du sprichst in deiner Sprache, die Rechnung ist auf Deutsch.