Klient nie płaci: przypomnienie, wezwanie do zapłaty, odsetki
Praca skończona, faktura wysłana, a pieniędzy nie ma. To zdarza się każdemu fachowcowi. Działaj krok po kroku, uprzejmie i zgodnie z prawem.
Stan: październik 2026
W skrócie
Klient jest w zwłoce dzień po terminie płatności, a bez terminu 30 dni po otrzymaniu faktury (u klientów prywatnych tylko, jeśli faktura o tym informuje). Wyślij przypomnienie (Zahlungserinnerung), potem wezwanie do zapłaty (Mahnung), a na końcu wniosek do sądu (gerichtliches Mahnverfahren). Odsetki: 5 punktów proc. ponad stopę bazową u klientów prywatnych, 9 punktów proc. plus 40 € ryczałtu u firm.
Od kiedy klient jest w zwłoce?
- Z terminem płatności na fakturze, np. „zahlbar bis 15.11.2026“: od następnego dnia.
- Bez terminu płatności: 30 dni po otrzymaniu faktury.
- U klientów prywatnych zasada 30 dni działa tylko, jeśli napisałeś o tym na fakturze. Dlatego zawsze wpisuj termin płatności.
Krok po kroku
- 1Przypomnienie o płatności (Zahlungserinnerung): uprzejme, kilka dni po terminie. Często faktura po prostu umknęła.
- 2Wezwanie do zapłaty (Mahnung): jasne, z nowym terminem, np. 7 dni. Możesz tu podać odsetki i koszty.
- 3Ostatnie wezwanie: z zapowiedzią, że potem złożysz wniosek o sądowy nakaz zapłaty.
- 4Sądowe postępowanie upominawcze (gerichtliches Mahnverfahren): wniosek online do sądu (Mahngericht). Jeśli klient nadal nie płaci i nie wnosi sprzeciwu, dostajesz tytuł wykonawczy (Vollstreckungsbescheid).
Prawo nie wymaga trzech wezwań. Przypomnienie i jedno jasne wezwanie zwykle wystarczą.
Odsetki i koszty
| Klient | Odsetki za zwłokę | Ryczałt |
|---|---|---|
| Klient prywatny | 5 punktów proc. ponad stopę bazową | – |
| Firma | 9 punktów proc. ponad stopę bazową | 40 € |
Aktualną stopę bazową (Basiszinssatz) publikuje Deutsche Bundesbank dwa razy w roku.
Ile masz czasu?
Twoje roszczenie przedawnia się po 3 latach, licząc od końca roku, w którym powstało. Faktura z maja 2026 przedawnia się 31.12.2029. Samo wezwanie nie wstrzymuje przedawnienia, sądowe postępowanie upominawcze tak.
Z faturafox
faturafox pokazuje, które faktury są otwarte i przeterminowane. Uprzejme przypomnienie po niemiecku jest gotowe jednym dotknięciem.
Częste pytania
Czy mogę żądać opłaty za wezwanie?
Od zwłoki możesz żądać rzeczywistych kosztów, np. porto. Wysokie ryczałty za wezwanie u klientów prywatnych zwykle są niedozwolone. Firmy dodatkowo są winne ryczałt 40 €.
Czy muszę wysłać wezwanie listem poleconym?
Nie, ale list polecony (Einschreiben) pomaga, gdy później musisz udowodnić, że wezwanie dotarło.
Ten poradnik wyjaśnia zasady ogólnie i nie zastępuje doradztwa podatkowego. Z pytaniami o twoją sytuację zwróć się do doradcy podatkowego (Steuerberater).